In vista dell’organizzazione di un convegno o di qualsiasi altro tipo di evento di alto profilo, poter contare su un team di promoter è senza alcun dubbio un vantaggio importante. E lo stesso si può dire in previsione di un meeting aziendale o del lancio di un nuovo servizio. Le promoter professioniste contribuiscono non solo a rendere l’evento più gradevole, ma anche ad agevolare il tutto. Il primo obiettivo che si deve cercare di raggiungere è quello di suscitare una piacevole impressione negli ospiti: il che vuol dire mostrare il proprio prodotto o la propria organizzazione come proattivi e dinamici. I partecipanti all’evento devono essere messi nelle condizioni di sentirsi a proprio agio, e a questo scopo c’è bisogno di un ambiente rilassato e il più possibile amichevole.
Che cosa fanno le promoter
Le promoter per eventi sono figure professionali molto importanti che lavorano nel settore dell’organizzazione di eventi. Ne parliamo al femminile ma, ovviamente, ci possono essere anche promoter uomini. Essi si devono impegnare a seguire gli ospiti e a farli sentire accolti, agendo e comunicando nella maniera più rispettosa possibile. Quali sono le doti richieste a una promoter? Per esempio la capacità di coinvolgere gli altri, ma anche la competenza, che deve riguardare non solo i temi affrontati, ma anche la conoscenza completa della location in cui l’evento va in scena. In linea generale, è indispensabile riuscire a interagire con i propri ospiti utilizzando un approccio professionale e al tempo stesso gentile.
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Perché le promoter sono importanti
La bella presenza è una prerogativa da cui non si può derogare quando si parla di promoter. Si tratta di soggetti che devono avere un look impeccabile e un aspetto gradevole, fermo restando che non si può prescindere da un livello culturale elevato e dal giusto modo di porsi nei confronti della clientela. Essere di bella presenza vuol dire, fra l’altro, mostrarsi educati e cordiali, con il sorriso sulle labbra e un atteggiamento mai indiscreto. D’altro canto i promoter sono destinati a entrare a contatto diretto con gli ospiti, e per questo devono sciorinare modi eleganti e disporre di una spiccata attitudine al problem solving, per di più in tempi rapidi. Non solo: chi lavora come promoter deve essere abituato a operare in team e fornire informazioni con la massima disponibilità e altrettanta cortesia. Un ultimo requisito da non sottovalutare è rappresentato dalla flessibilità, che permette di adattarsi con facilità sia al tema che al contesto.
La formazione di chi fa il promoter
La formazione per una promoter è un aspetto di fondamentale importanza. È solo grazie a una preparazione culturale adeguata, infatti, che si è in grado di lavorare in eventi diversi in maniera efficace e con la necessaria flessibilità. Un promoter può essere presente un giorno a un congresso medico e una settimana dopo a una fiera di macchine agricole. Ecco, quindi, che servono doti non comuni per riuscire ad adeguarsi.
Partecipazione e coinvolgimento
I compiti dei promoter sono numerosi, e uno di questi consiste nel creare partecipazione e favorire il coinvolgimento degli ospiti. Per esempio, a seconda dei casi ci potrebbe essere bisogno di far provare ai presenti un prodotto che è appena stato lanciato sul mercato, oppure di indurli a raggiungere un punto specifico di uno stand. È qui che intervengono le promoter, che sanno come agire per incentivare gli ospiti a mettere in atto il comportamento voluto. Ovviamente, tutto questo deve avvenire con discrezione, non in maniera insistente o con forzature.