Un contratto accettato attraverso una piattaforma online può essere giuridicamente valido anche senza firma digitale. La situazione cambia quando il documento deve rispettare particolari requisiti di forma oppure quando, in caso di contestazione, occorre dimostrare con maggiore certezza chi lo abbia sottoscritto. È questa la distinzione che determina la scelta della firma elettronica per i contratti, spesso proposta dai servizi digitali come una procedura uniforme, indipendentemente dalla natura dell’accordo.
Il regolamento europeo eIDAS riconosce effetti giuridici alle firme elettroniche, comprese quelle che non possiedono i requisiti della firma qualificata. La normativa italiana, attraverso il Codice dell’amministrazione digitale (CAD), precisa però che le diverse modalità di sottoscrizione non attribuiscono automaticamente ai documenti la stessa efficacia probatoria.
La differenza assume particolare rilievo nei rapporti commerciali, nei contratti sottoscritti a distanza e negli accordi destinati a produrre effetti economici per diversi anni. Una procedura apparentemente semplice, come selezionare una casella di accettazione o confermare un documento attraverso un codice ricevuto sul telefono, può infatti avere conseguenze giuridiche differenti a seconda delle garanzie che accompagnano l’operazione.
Cosa stabilisce il regolamento europeo eIDAS
Il principale riferimento normativo europeo è il regolamento UE n. 910/2014, conosciuto come eIDAS, successivamente modificato dal regolamento UE 2024/1183. La disciplina definisce un quadro comune per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari, comprese le sottoscrizioni digitali utilizzate negli Stati membri.
Il regolamento distingue tre livelli di firma: elettronica, elettronica avanzata ed elettronica qualificata. Nella pratica, la prima viene generalmente chiamata firma elettronica semplice, per distinguerla dalle altre due categorie.
L’articolo 25 contiene una disposizione essenziale: a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici e ammissibilità come prova in giudizio soltanto perché è elettronica oppure perché non soddisfa i requisiti della firma qualificata.
Questo principio non significa, tuttavia, che qualsiasi firma elettronica abbia lo stesso valore di una sottoscrizione autografa. Il regolamento riconosce espressamente tale equivalenza alla firma elettronica qualificata, mentre per le altre tipologie gli effetti probatori dipendono anche dalle disposizioni nazionali applicabili.
La distinzione serve a evitare due interpretazioni opposte, entrambe scorrette. La prima considera privo di efficacia qualsiasi documento sottoscritto senza firma digitale. La seconda ritiene che un semplice clic, un codice temporaneo e una firma qualificata offrano sempre identiche garanzie giuridiche.
Il sistema europeo permette invece di utilizzare strumenti differenti, lasciando che la natura dell’atto e le regole applicabili determinino quale livello sia necessario.
Firma semplice: quando un clic può costituire una sottoscrizione
La firma elettronica semplice ha una definizione ampia. Comprende dati elettronici collegati ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per sottoscrivere.
Un nome digitato in un’apposita casella, una conferma effettuata attraverso una piattaforma contrattuale oppure una procedura di accettazione possono rientrare in questa categoria, purché siano effettivamente utilizzati come sottoscrizione.
Non ogni interazione online, però, costituisce automaticamente una firma. La semplice navigazione su una pagina, ad esempio, non dimostra necessariamente la volontà di assumere un’obbligazione contrattuale. Occorre considerare il contenuto dell’operazione, le informazioni presentate e il comportamento richiesto all’utente.
Per numerosi accordi commerciali, nei quali la legge non impone specifiche formalità, una procedura di firma semplice può essere sufficiente.
Si pensi, a titolo esemplificativo, all’accettazione di un preventivo per un servizio professionale ordinario, alla conferma di condizioni commerciali oppure alla sottoscrizione di un accordo di fornitura che non richieda una particolare forma legale.
In questi casi, la validità dell’accordo dipende dalla disciplina del contratto e dalla possibilità di accertare il consenso delle parti, non esclusivamente dalla tecnologia utilizzata.
La firma elettronica per i contratti può quindi essere semplice senza essere giuridicamente irrilevante. Resta però da considerare un problema concreto: che cosa accade quando una delle parti nega di avere accettato?
Un sistema che conserva soltanto il nome digitato dal presunto firmatario offre elementi probatori differenti rispetto a una piattaforma che registra autenticazione, identificazione dell’utente, documento accettato, sequenza delle operazioni e verifiche di integrità.
Anche un codice temporaneo inviato tramite SMS può contribuire a ricostruire l’operazione, ma l’utilizzo di un codice OTP non trasforma automaticamente una firma semplice in una firma elettronica avanzata o qualificata. La classificazione dipende dall’insieme dei requisiti soddisfatti dal processo.
Il Codice dell’amministrazione digitale e il valore probatorio
In Italia, il riferimento centrale è l’articolo 20 del decreto legislativo 82/2005, il Codice dell’amministrazione digitale.
La disposizione stabilisce che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e possiede l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando è sottoscritto con firma digitale, altra firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.
Lo stesso effetto è previsto per determinati documenti formati attraverso processi conformi ai requisiti stabiliti dall’AgID, previa identificazione informatica dell’autore e con garanzie di sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca.
Negli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, considerando le caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
La distinzione è sostanziale.
L’articolo 2702 del Codice civile disciplina l’efficacia probatoria della scrittura privata. Alle condizioni stabilite dalla legge, essa fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta.
Questa efficacia riguarda l’attribuzione delle dichiarazioni al sottoscrittore. Non comporta che ogni affermazione contenuta nel contratto sia necessariamente vera, né impedisce di contestare il negozio per ragioni diverse dalla provenienza della sottoscrizione.
Una firma qualificata non rende quindi incontestabile l’intero accordo. Rimangono possibili controversie sull’interpretazione delle clausole, sull’adempimento delle obbligazioni, sull’esistenza di vizi del consenso o su eventuali cause di invalidità.
La differenza rispetto alla firma semplice riguarda soprattutto le garanzie sulla provenienza del documento e il relativo regime probatorio.
Firma elettronica avanzata: quali garanzie deve offrire
Tra la firma semplice e quella qualificata esiste una categoria intermedia che riveste particolare interesse per imprese, professionisti e organizzazioni: la firma elettronica avanzata, generalmente indicata con la sigla FEA.
L’articolo 26 del regolamento eIDAS richiede che questa firma sia collegata univocamente al firmatario, consenta di identificarlo e venga creata mediante dati che il sottoscrittore possa utilizzare, con un elevato livello di sicurezza, sotto il proprio esclusivo controllo.
Deve inoltre essere collegata al documento in maniera tale da permettere di rilevare eventuali modifiche successive.
Queste condizioni spiegano perché una procedura di firma avanzata non possa essere identificata semplicemente con l’inserimento di un codice oppure con la registrazione dell’indirizzo IP.
È necessario valutare l’intero processo, comprese le modalità di identificazione, il controllo degli strumenti di sottoscrizione e la protezione del documento firmato.
Un esempio è rappresentato da determinate soluzioni di firma grafometrica, utilizzate anche attraverso dispositivi elettronici capaci di acquisire caratteristiche dinamiche della sottoscrizione.
La firma grafometrica, tuttavia, non è automaticamente una firma avanzata. Il sistema deve soddisfare tutti i requisiti normativi previsti.
La disciplina italiana comprende inoltre regole specifiche, contenute nel DPCM 22 febbraio 2013, che incidono sulle modalità di erogazione delle soluzioni di firma avanzata e sul loro ambito di utilizzo.
In particolare, le soluzioni di FEA messe a disposizione da determinati soggetti privati operano, secondo le regole applicabili, nell’ambito dei rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che le rende disponibili.
Questo aspetto deve essere considerato quando si intende utilizzare lo stesso sistema di sottoscrizione per rapporti con soggetti diversi oppure per documenti destinati a circolare al di fuori del rapporto originario.
Quando la firma qualificata diventa necessaria
La firma elettronica qualificata aggiunge ai requisiti della firma avanzata ulteriori garanzie tecniche e organizzative.
Secondo il regolamento eIDAS, deve essere basata su un certificato qualificato per firme elettroniche ed essere creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione della firma.
Il certificato è rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. La conformità del sistema consente di attribuire alla sottoscrizione gli effetti giuridici riconosciuti dalla normativa europea.
In Italia, la firma digitale costituisce una particolare tipologia di firma elettronica qualificata disciplinata dal CAD. Le due espressioni sono spesso utilizzate come sinonimi nel linguaggio corrente, ma non coincidono perfettamente sul piano tecnico e normativo.
Per comprendere quando occorra utilizzare una firma elettronica per i contratti con requisiti qualificati, bisogna esaminare soprattutto la natura dell’atto.
L’articolo 21, comma 2-bis, del CAD stabilisce che, salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private previste dai numeri da 1 a 12 del primo comma dell’articolo 1350 del Codice civile, se redatte come documenti informatici, devono essere sottoscritte a pena di nullità con firma elettronica qualificata o firma digitale.
La disposizione riguarda, tra gli altri, atti relativi al trasferimento della proprietà immobiliare e alla costituzione o al trasferimento di determinati diritti reali immobiliari, oltre ad altre operazioni per le quali il Codice civile prescrive la forma scritta.
Per gli atti richiamati dal numero 13 dello stesso articolo 1350, il CAD prevede invece anche la possibilità di utilizzare una firma elettronica avanzata o le ulteriori modalità di formazione documentale contemplate dall’articolo 20, comma 1-bis.
Si tratta di una differenza normativa spesso trascurata nelle spiegazioni commerciali dei sistemi di sottoscrizione.
La firma avanzata può avere, sul piano probatorio, l’efficacia prevista dall’articolo 2702, senza essere per questo utilizzabile indistintamente per tutti gli atti soggetti a particolari requisiti formali.
Occorre inoltre evitare un’altra semplificazione: la firma qualificata non sostituisce automaticamente l’intervento notarile quando richiesto.
Una compravendita immobiliare, ad esempio, presenta esigenze ulteriori rispetto alla sottoscrizione elettronica. Le formalità necessarie per la pubblicità immobiliare e gli eventuali obblighi di autenticazione o di forma pubblica seguono una disciplina specifica.
Contratti di lavoro, locazioni e accordi commerciali
Nell’attività quotidiana delle imprese, la firma elettronica per i contratti viene utilizzata in situazioni molto diverse. La scelta della soluzione deve quindi partire dalle caratteristiche del rapporto.
Nei contratti commerciali ordinari, quando non esistono particolari vincoli di forma, la firma semplice può risultare idonea a documentare l’accettazione. La valutazione cambia quando gli importi sono elevati, gli accordi hanno una durata pluriennale oppure l’identità del sottoscrittore potrebbe diventare oggetto di contestazione.
In tali circostanze, anche quando non è obbligatoria, una firma avanzata o qualificata può ridurre le difficoltà di accertamento della provenienza delle dichiarazioni.
Per i contratti di lavoro, la disciplina richiede una valutazione distinta. Non esiste una regola generale secondo cui ogni contratto di assunzione debba essere sottoscritto con firma digitale. Alcune tipologie contrattuali, tuttavia, sono soggette a specifici requisiti di forma e a obblighi documentali che devono essere rispettati.
La sottoscrizione elettronica non elimina neppure gli adempimenti informativi e amministrativi previsti dalla normativa lavoristica.
Particolare attenzione richiedono anche le locazioni immobiliari.
L’articolo 1, comma 4, della legge 431/1998 prevede la forma scritta per la stipulazione dei contratti di locazione abitativa. Questo rende necessario verificare che il procedimento elettronico utilizzato sia idoneo a soddisfare il requisito richiesto.
La semplice accettazione attraverso un pulsante non offre automaticamente le stesse garanzie di un documento firmato con FEA o firma qualificata. Occorre inoltre distinguere la validità della sottoscrizione dagli eventuali obblighi di registrazione fiscale.
Per gli accordi soggetti a normative settoriali, come determinati contratti bancari, finanziari e assicurativi, possono trovare applicazione regole ulteriori sulla forma, sull’identificazione del cliente e sulla documentazione contrattuale.
Non sarebbe dunque corretto stabilire la tipologia di firma soltanto in base al settore economico, senza esaminare il singolo atto.
La firma a distanza non coincide necessariamente con quella qualificata
Una delle confusioni più frequenti riguarda il significato dell’espressione firma remota.
Il termine descrive una modalità operativa che consente di sottoscrivere documenti senza utilizzare necessariamente un dispositivo fisico custodito direttamente dall’utente.
Una firma qualificata può essere realizzata anche attraverso sistemi remoti, purché siano rispettati i requisiti previsti per il dispositivo qualificato e per il controllo del processo di sottoscrizione.
Non tutte le firme effettuate a distanza, però, sono qualificate.
Una piattaforma che permette di approvare un PDF da smartphone può utilizzare una firma semplice, avanzata o qualificata. La classificazione dipende dall’architettura tecnica e dalle garanzie giuridiche del servizio, non dal fatto che l’operazione avvenga online.
Anche SPID e Carta d’identità elettronica richiedono una distinzione.
L’autenticazione mediante identità digitale può concorrere all’identificazione del sottoscrittore e alla formazione di documenti informatici giuridicamente rilevanti. Non trasforma, da sola, ogni documento approvato in un documento sottoscritto con firma elettronica qualificata.
Per valutare una procedura occorre conoscere il meccanismo effettivamente utilizzato e la disciplina applicabile, comprese le modalità di formazione del documento previste dal CAD.
Che cosa accade quando una firma viene contestata
La scelta di una firma elettronica per i contratti assume particolare importanza quando il rapporto tra le parti si deteriora.
Si consideri il caso ipotetico di un’impresa che richieda il pagamento di una prestazione sulla base di un contratto accettato online. Il cliente contesta di avere autorizzato l’operazione.
Se il documento è stato sottoscritto attraverso una firma semplice, il giudice potrà valutare le caratteristiche della procedura e gli elementi disponibili per ricostruire l’accettazione.
Possono assumere rilievo le informazioni relative all’autenticazione, la corrispondenza utilizzata dalle parti, la registrazione delle operazioni e la possibilità di dimostrare quale versione del contratto sia stata effettivamente accettata.
Questi elementi non hanno tutti lo stesso peso. Un indirizzo IP, ad esempio, non identifica necessariamente una persona fisica, mentre un account può essere utilizzato impropriamente da soggetti diversi dal titolare.
Il loro valore dipende dal contesto e dalle altre prove disponibili.
Con una firma qualificata il quadro probatorio è differente. Il CAD, all’articolo 20, comma 1-ter, stabilisce che l’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo prova contraria.
La presunzione non è assoluta. Il titolare può contestare la riconducibilità dell’utilizzo del dispositivo, ma deve confrontarsi con il particolare regime previsto dalla legge.
La firma avanzata, pur beneficiando dell’efficacia probatoria riconosciuta dall’articolo 20 quando correttamente realizzata, non gode automaticamente della medesima presunzione relativa all’utilizzo del dispositivo qualificato.
Sono differenze rilevanti soprattutto per i soggetti che gestiscono numerosi contratti e devono poter dimostrare l’origine delle sottoscrizioni anche a distanza di tempo.
Conservazione dei documenti e verifica delle firme
La sottoscrizione costituisce soltanto una fase della gestione documentale.
Un contratto firmato elettronicamente deve poter essere recuperato, letto e verificato anche successivamente. La conservazione assume quindi un ruolo distinto rispetto alla firma.
Nel caso dei documenti sottoscritti con firma qualificata o digitale, la verifica permette di accertare elementi quali la validità del certificato al momento della sottoscrizione, la catena di certificazione e l’integrità del contenuto.
La presenza di un’immagine della firma all’interno del PDF non è sufficiente a dimostrare l’esistenza di una firma elettronica qualificata.
Analogamente, la scadenza successiva del certificato non comporta automaticamente l’invalidità di una firma correttamente apposta quando il certificato era valido. Per mantenere nel tempo la verificabilità del documento possono essere necessari strumenti di validazione, riferimenti temporali affidabili e procedure di conservazione appropriate.
La marcatura temporale qualificata offre specifiche garanzie sulla data e sull’ora associate ai dati. Non deve però essere confusa con la firma elettronica: i due strumenti svolgono funzioni differenti e possono essere utilizzati congiuntamente.
Le Linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici costituiscono un riferimento per le procedure di conservazione soggette alla disciplina italiana.
Archiviare un PDF in una cartella aziendale o conservarlo come allegato di un messaggio di posta elettronica non equivale necessariamente a effettuare una conservazione digitale conforme ai requisiti normativi applicabili.
Anche la gestione degli accessi, la protezione dei dati personali e la capacità di riprodurre il documento originale incidono sulla qualità dell’intero sistema.
Come valutare il servizio prima di adottarlo in azienda
Nella scelta di una piattaforma destinata alla firma elettronica per i contratti, il primo controllo riguarda la tipologia effettiva di sottoscrizione prodotta.
Termini commerciali come firma sicura, firma certificata o firma digitale online non consentono, da soli, di identificare la categoria giuridica prevista dal regolamento eIDAS.
Occorre verificare se il servizio genera una firma semplice, avanzata oppure qualificata, quali procedure di identificazione utilizza e quali evidenze documentali rende disponibili.
Quando viene offerta una firma qualificata, assume rilievo la presenza di un prestatore di servizi fiduciari qualificato e la possibilità di verificarne lo status attraverso gli elenchi fiduciari previsti dalla normativa europea.
L’eventuale utilizzo di un certificato emesso in un altro Stato membro non costituisce, di per sé, un ostacolo. Il sistema europeo prevede il riconoscimento reciproco delle firme qualificate conformi ai requisiti applicabili.
Una firma qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro deve infatti essere riconosciuta come tale negli altri Stati membri.
L’azienda deve poi considerare come vengono prodotti e conservati i documenti, se sia possibile verificare autonomamente le firme e quali informazioni rimangano disponibili in caso di interruzione del rapporto con il fornitore.
Per gli accordi ordinari, la firma semplice può offrire una soluzione adeguata, purché il processo consenta di documentare efficacemente il consenso. Per contratti economicamente rilevanti o particolarmente esposti a contestazioni, le maggiori garanzie della firma avanzata o qualificata possono giustificare procedure più strutturate.
Quando invece la legge prescrive espressamente una determinata forma di sottoscrizione, la scelta non è più discrezionale.
Un’ultima verifica riguarda la possibilità di modificare il documento dopo la firma. Nei sistemi correttamente progettati, deve essere possibile individuare eventuali alterazioni successive del contenuto sottoscritto. La semplice disponibilità di una ricevuta di accettazione, senza la possibilità di ricostruire esattamente il testo approvato, può creare difficoltà probatorie.
La qualità di un processo di sottoscrizione si misura anche dalla capacità di mantenere nel tempo un collegamento verificabile tra il documento, la persona che lo ha firmato e le operazioni compiute.
